Table ronde organisée par l’ADEDA78

Lors de la Journée d’intégration du Master Gestion de l’Archivage qui s’est déroulée le 10 octobre 2015 à l’Abbaye de Port-Royal des Champs, et suite au mémoire de Diane Toko, étudiante en sociologie, l’ADEDA a souhaité organiser une table-ronde autour des relations entre les archivistes et les services producteurs et leurs évolution à l’ère du numérique.

Table ronde

Pour mener cette discussion, Sébastien Menu, président de l’ADEDA, et Chloé Najera, secrétaire de l’ADEDA. Autour d’eux, ont accepté de participer Chloé Moser, archiviste à la mission Archives des Ministères sociaux, Wilfried Prieur, archiviste à la mission Archives du Ministère de l’Écologie, du Développement durable et de l’Énergie, et du Ministère du Logement, du territoire et de la ruralité, et enfin Vianney Petit, archiviste à la Direction des archives du Groupe La Poste.

Question : Quelle est la place hiérarchique du service archives dans votre organisme ?

Vianney Petit : La Direction des archives du Groupe, ou DIRAG, est rattachée au Délégué Général du Groupe. Cette position lui permet d’avoir une action transversale sur toutes les branches de l’entreprise, soit 260 000 employés.

Wilfried Prieur : Le service Archives dépend du Secrétariat Général du Ministère du Développement durable, mais également du Logement. Il est rattaché au Directeur des services supports et des services informatiques, ce qui lui permet d’avoir une bonne visibilité sur la gestion du patrimoine informationnel et d’intégrer les archives dans une réelle gouvernance.

Chloé Moser : De même que Wilfried, aux Ministères sociaux le service Archives dépend du Secrétariat Général de trois ministères et de 8 secrétariats d’État. Il est rattaché à la Direction des finances, achats et services, ce qui l’identifie comme service support. Le bémol est qu’il n’apparaît pas dans la dénomination de la direction, ce qui le rend plus difficile à identifier par les services producteurs.

Q : Dans vos emplois actuels et passés, quelles missions sont basées sur la relation avec les services, et quelle proportion de votre temps prennent-elles ?

WP : Ces missions sont fluctuantes. La première que j’ai dû mener était un projet de déménagement. Le contact avec les services était donc direct et occupait environ 90% de mon temps pendant un an, un an et demi. Ce projet m’a permis d’être identifié rapidement comme interlocuteur, et même si les contacts sont moins fréquents depuis, je continue à donner des conseils auprès d’un nombre plus réduit de personnes.

CM : Il serait plus intéressant que j’évoque ici ma mission aux Archives départementales des Hauts-de-Seine. Travaillant d’abord dans le bâtiment des Archives Départementales, j’avais l’impression d’être dans une « tour d’ivoire », loin des producteurs. Les relations se faisaient alors essentiellement par mails et téléphone. Puis j’ai intégré le service de pré-archivage, et j’ai demandé à avoir un bureau dans les locaux du Conseil Général. Cette proximité géographique m’a permis d’avoir des contacts quasi-permanents avec les services et de répondre à leurs questions en direct.

VP : J’ai peu de contacts avec ceux qui produisent les documents. L’éloignement est d’abord géographique puisque l’on travaille à l’échelle nationale et internationale. De plus, les contacts que j’ai sont avec des référents archives, des intermédiaires entre nous et les services. La DIRAG intervient dans les projets en tant que MOA (Maîtrise d’Ouvrage) et a donc une position centrale dans le déploiement de l’archivage auprès des services. Mais les contacts restent bien sûr essentiels.

Q: Êtes vous connus et reconnus en tant que professionnels de l’information ? Les producteurs vont-ils naturellement vers vous et quels sont leurs besoins ?

VP : Il m’est difficile d’avoir du recul après 6 mois d’expérience. Il s’agit de se présenter comme un professionnel apportant une véritable expertise au quotidien. Il est parfois délicat de piloter des professionnels qui ne sont pas experts en archives mais qui ont plus d’expérience que moi ; bien que nous soyons complémentaires.

CM : Les services producteurs n’attendant par les mêmes choses que les archivistes. Il faut jongler entre les différentes attentes, d’abord en collant plus près des besoins des services, puis en ajoutant nos exigences et nos normes. Il ne faut pas se positionner seulement comme un prescripteur, car c’est difficile de s’entendre critiquer. Il est donc nécessaire de nouer une relation de confiance avant de mettre en place toutes nos exigences pour une bonne gestion documentaire.

Q : Comment parvenez vous à nouer le dialogue? A adapter votre vocabulaire ?

WP : L’adaptation de notre vocabulaire est obligatoire. Les métiers ont eux aussi leur jargon, or nous avons besoin de comprendre ce qu’ils produisent, il faut donc nouer un vrai dialogue.

VP : Il faut bien évidemment vulgariser notre vocabulaire mais pas trop, il faut surtout un vocabulaire qui fasse consensus.

P1020199

Q: est-il difficile de leur parler de l’aspect historique de leurs fonds ?

CM : Quand on connaît bien la production des services, on peut trouver des exemples qui leurs parlent. Ça peut-être pour les sensibiliser aux risques juridiques comme pour les intéresser à l’aspect patrimonial de leurs fonds. D’autres producteurs auront déjà une sensibilité historique.

WP : La collecte patrimoniale n’est pas l’intérêt premier des producteurs. Lors des entretiens de sensibilisation, on insiste sur la conduite de l’activité et la gestion des risques, mais aussi sur la nécessité de transparence démocratique qui justifie que l’on verse les fonds aux Archives Nationales. Ce message passe mieux que si l’on parle uniquement du travail que des historiens pourraient un jour mener sur leurs documents.

CM : Il faut savoir rebondir lorsque nos interlocuteurs paraissent sensibles à nos arguments. La notion patrimoniale de leur production ne doit pas être une charge pour eux.

Q : La grande place que prend le numérique dans la production administrative a-t-elle, selon vous, modifié la vision de l’archiviste par les producteurs ?

CM : Oui, cette vision est modifiée, et ça va dans notre sens. Nous sommes des gestionnaires de l’information, avec une expertise, et pas seulement des « éboueurs » ou des « stokeurs ». Quand on parle avec les services des documents bureautiques ou des messageries électroniques, ils se sentent souvent plus concernés et ils évoquent des messageries mal ordonnées et une difficulté à travailler en groupe sur des serveurs non classés. Ils ont envie d’une bonne organisation. Cela découle aussi de l’habitude que nous avons prise, avec Internet, d’accéder rapidement et facilement à n’importe quelle information (alors que le papier est réputé plus long à obtenir). Lorsque nous les aidons à mieux gérer leur production numérique, c’est une nouvelle porte que l’on s’ouvre, une possibilité d’être mieux reconnu. Notre image est plus « glamour ». C’est à nous de faire évoluer notre image de « poussiéreux ».

VP : La DIRAG est précurseur en records management. Nous intervenons directement dans les processus et les applications métiers utilisées au quotidien. Ces outils rapprochent donc virtuellement les archivistes des producteurs.

WP : Avec le numérique, les questions que l’on nous pose de plus en plus portent sur la fiabilité et l’intégrité des documents. Les collaborateurs souhaitent retrouver une information fiable dans le temps, et nous leur donnons des conseils.

CM : Une autre demande qui revient souvent est de « tout numériser » ! Il suffit généralement de leur rappeler le coût de ce genre d’opération pour leur faire prendre du recul. Nous avons aussi des questions sur la gestion de leur messagerie : comment l’organiser, la classer pour avoir de la place ? Par ce biais, on peut intégrer les plans de classement dans les réseaux, et leur faire prendre conscience que ces classements existent déjà.

WP : Ou que le tableau de gestion qu’on a déjà fait pour leur service fonctionne également pour classer leurs documents électroniques !

VP : L’informatique a une dimension plus ludique. On peut retourner la question et se demander   si l’évolution numérique a permis de changer la vision que les archivistes ont des services ? En apportant une attention accrue à ce qu’ils produisent, on peut prendre conscience de leurs questionnements.

Sébastien Menu : Je peux apporter une partie de la réponse : travaillant en archives communales, j’ai été obligé de me mettre à la place des services producteurs pour comprendre leurs demandes et leur organisation.

CM : Ces services sont également des experts dans leurs domaines, et nos relations avec eux sont facilitées si on se met à leur place.

Q : Pour terminer et pour aider les futurs archivistes présents dans l’assemblée, quels conseils donneriez-vous pour assurer de bonnes relations entre archivistes et producteurs ?

VP : Dans le cadre professionnel, je pense qu’il faut avoir des rapports étroits, sans les étouffer. Mais il ne faut pas négliger les relations « à côté », et savoir parler d’autres choses que du travail pour nouer des liens.

CM : Être humain, et pragmatique ! Pour s’adapter à la réalité, il faut faire preuve de souplesse et faire fi du cliché de l’archiviste trop « rigide ». Bien sûr que nous avons besoin de méthode, en tant que gestionnaires de l’information. Mais il ne faut pas culpabiliser si l’on échoue. On s’améliore sans cesse, et tant pis si ça ne fonctionne qu’à la dixième tentative.

WP : On est parfois étonné par des services qu’on pense ne pas avoir touchés, et qui au final nous transmettent des versements parfaits ! Être à l’écoute permet d’être pertinent face aux besoins variés des services. Il y a plein de manières d’appliquer les normes.

CM : Et ne pas oublier d’être reconnaissants face à leurs efforts. C’est toujours gratifiant.

VP : Au final, notre but est que les services puissent devenir, dans un monde idéal, autonomes dans la gestion de leur information.

WP : Tout à fait. Il faut les accompagner mais ne pas faire à leur place.

Commentaires et questions du public :

Christine Martinez, directrice des Archives Départementales des Yvelines : Bien sûr, la relation « traditionnelle » des archivistes avec les services producteurs persiste, mais l’important est d’intégrer l’archivage dans les processus métier. Cela modifie nos rapports car on fait partie d’un projet et on apporte une partie de la solution, au même titre que les autres intervenants. L’archivage électronique participe également à désacraliser le moment de la collecte. On ne se rencontre plus lors de cette collecte, mais bien en amont, car le cycle de vie du document a été modifié par l’électronique.

Anne Burnel, directrice des archives du groupe La Poste : Notre intervention se fait très en amont de la production documentaire, afin de bâtir une solution avec les métiers ainsi que les autres acteurs tels que la DSI et les prestataires. Et après l’intégration de l’archivage dans les procédures documentaires, on retourne auprès des services pour faire de la formation et recueillir leur retour d’expérience. Il faudrait donc parler des acteurs et pas du producteur.

Olivier Chevenier : Quelle légitimité peut-on avoir lorsqu’on arrive sur un poste ou un projet ? Doit-on s’appuyer sur la hiérarchie ?

CM : Le soutien hiérarchique est indispensable, mais pas suffisant. Pour se faire entendre, la sensibilisation doit être faite par couches successives. Bien sûr, quand son supérieur n’est pas archiviste, c’est d’abord lui qu’il faut convaincre. Et on est parfois face à des personnes motivées, mais qui ne sont pas au bon niveau hiérarchique pour agir.

VP : Et si la hiérarchie n’a pas le temps de s’impliquer, ne pas hésiter à passer par les niveaux inférieurs qui feront remonter nos arguments si on arrive à les convaincre.

WP : Quand on arrive quelque part, on doit s’inscrire dans un projet. S’il n’y a pas de besoins à la base, on ne pourra pas faire passer nos idées. Les notes de service de la hiérarchie ne suffiront pas.

Christine Martinez : La sensibilisation ne se fait pas dans l’absolu. Il faut savoir saisir les opportunités, adapter nos interventions et nos arguments selon les situations, et montrer comment on peut contribuer à la solution recherchée.

Article rédigé par Alisée Rosa

Photos d’Olivier Chevenier

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *