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A l’occasion de la rentrée solennelle des Master 2 Gestion des Archives de l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, l’ADEDA 78 a été invitée à animer une table ronde sur les archives du monde de la recherche.

Présentation des intervenants :

Hélène Chambefort : responsable du service archives de l’Institut national de la santé et de la recherche (INSERM).

Julien Pomart : responsable du service archives à la Fondation Maison des Sciences de l’Homme.

Océane Valencia : chargée d’archives à l’université Paris-Sorbonne depuis 2016. Elle a pour mission de créer le service d’archives et traiter les arriérés présents sur les différents sites de l’université.

Ludovic Bouvier : archiviste au Rectorat de Paris (Académie de Paris).

 

Mme Chambefort a fait une présentation de la section AURORE de l’AAF.

Plusieurs projets sont mis en œuvre à travers les services des différents intervenants afin de développer leurs activités (comme le parrainage des nouveaux services intégrant la section AURORE) et se faire connaître. La Fondation Maison des Sciences de l’Homme édite à l’usage des chercheurs un guide des sources présentant tous les fonds éparpillés. Le Rectorat de Paris, bien qu’étant un service d’archives intermédiaires, souhaite aussi se faire connaître des chercheurs comme un interlocuteur.

 

Comment s’organise la création d’un service d’archives de la recherche ?

À Paris-Sorbonne, le service d’archives est né en janvier 2016, sans qu’il n’y ait jamais eu d’archiviste au préalable. Les premières actions ont donc été de faire un état des lieux des documents, de trouver les espaces nécessaires pour leur stockage, et de traiter les arriérés. Ce travail s’accompagne de formations auprès des services et de la mise en place des procédures d’archivage. Le travail de valorisation ne peut se faire qu’une fois les archives historiques identifiées.

À la Fondation Maison des Sciences de l’Homme, les chercheurs universitaires et ceux du CNRS travaillent ensemble sur de multiples programmes. La FMSH, à l’origine association-loi 1901, a été créée en 1963 par Fernand Braudel puis transformée en fondation de droit privé reconnue d’utilité publique en 1964. Le service d’archives, créé à l’occasion d’un déménagement en 2010 et pérennisé, compte deux archivistes et est rattaché à la bibliothèque. Outre les missions classiques d’archivage, le service produit et met en ligne des instruments de recherche en EAD à destination des chercheurs en sciences humaines et sociales. Il alimente également un blog sur Hypothèse.org et le Portail Européen des Archives. Par ailleurs, à la demande du Ministère de la Culture, une convention d’intégration des Archives de la FMSH au Portail Francearchives a été signée en 2016.

La diversité et l’éclatement des structures sont des particularités du monde de la recherche. Des unités mixtes du CNRS existent dans différentes universités : la Maison Archéologie et Ethnologie (MAE) René Ginouvès, située sur le campus de la faculté de Nanterre, en est une bonne illustration. Elle dispose d’un service d’archives intermédiaires, mais la plupart des entités n’en ont pas. La gestion des archives se fait par le biais de correspondants archives ou de personnels vacataires. Ainsi, les unités mixtes de recherches (UMR), qui sont à la base du fonctionnement de la recherche française, associent plusieurs tutelles, par exemple CNRS et universités. Dans une instruction de 2007, commune avec le SIAF, le CNRS rappelle que les archives de ses unités implantées en province doivent être versées au service d’Archives départementales local (ou aux Archives nationales pour les unités basées en Île-de-France). Lorsque des unités sous tutelle du CNRS sont hébergées par d’autres entités – en particulier les universités – l’instruction préconise que la gestion courante et intermédiaire en soit assurée par la structure d’accueil. Dans le cas de la Maison Archéologie & Ethnologie, maison des sciences de l’homme hébergée dans des locaux de l’université Paris Nanterre, une unité de service et de recherche (USR) du CNRS propose différents services aux laboratoires, dont la gestion de leurs archives avant leur versement aux Archives nationales. L’un des chantiers d’AURORE porte justement sur la gestion des unités mixtes de recherche.

Le Rectorat de Paris n’a pas d’activité de recherche. Les archives proviennent des services administratifs, mais certains fonds de chercheurs ont été récupérés par le biais de relations, notamment des enseignants. En 1959, le Ministère de la Culture a créé une mission archives au Rectorat de Paris. La mission devient un service interne en 1995. Son équipe se compose aujourd’hui de six personnes. Les archivistes ont pour rôle non seulement de fournir leur expertise en matière de pré-archivage et de gestion des documents au quotidien, mais aussi de sélectionner les documents d’intérêt historique. Enfin, ils doivent assurer la communication aux chercheurs.

Le chantier actuel est l’organisation du déménagement d’un kilomètre et demi d’archives scolaires de l’Académie vers un nouveau site et l’accompagnement des services. Ce sera aussi l’occasion de valoriser certains fonds de l’Université Paris-Sorbonne.

L’aspect historique des fonds est important puisqu’ils représentent 40 ans d’archives parisiennes. Mais le plus difficile est de convaincre les services de verser leurs archives. Pourtant la collecte est essentielle, car chaque archive récupérée est sauvée.

Comment toucher les chercheurs et collecter leurs documents ? Est-ce que le droit d’auteur s’exerce sur leurs archives ?

Les fonds sont ambivalents pour le chercheur, à la fois propriétaire du droit d’auteur et producteur d’archives publiques. À cela s’ajoutent, dans certaines structures, les dons d’archives privées, qui arrivent parfois en plusieurs lots. Tout cela rend la collecte assez difficile, d’autant qu’aux yeux des chercheurs, conserver les brouillons des différentes étapes a peu d’intérêt, comparés à la publication finale. Même si une collecte raisonnée est mise en place, beaucoup d’archives ne sont pas récupérées avant un déménagement, un départ à la retraite ou un changement de poste.

À l’I.N.S.E.R.M., les cahiers de laboratoire constituent une exception à cette règle. Ces cahiers contiennent la méthodologie, les étapes des expériences menées en laboratoire, et permettent aux chercheurs de justifier de leurs travaux, notamment en cas de dépôt de brevet. C’est donc une typologie documentaire importante pour laquelle il existe des procédures de versement.

Il apparaît que la typologie documentaire et son contexte de production influencent la probabilité de l’archive à être versée. À la MAE, et suite à un long travail de sensibilisation, les archéologues versent facilement leurs archives. Ils accordent une grande importance aux archives issues de leurs activités de fouilles tels que les plans, photographies et carnets de fouilles. Bien conservés ces documents peuvent servir de bases à de futurs travaux ; la réexploitation des archives rend visible la plus-value de la conservation et de la bonne gestion de celles-ci.

Cet aspect est quasiment absent en sciences dures, les scientifiques ayant des approches assez isolées. Mais la multiplication des bases de données et la nouvelle tendance à partager les données pourraient inverser les habitudes. C’est déjà visible avec les programmes européens de recherche « Horizon 2020 ». Pour obtenir et justifier le financement des programmes de recherche, les équipes doivent, parmi d’autres exigences, prévoir et définir l’archivage de leurs données dans le but de faciliter leur réutilisation. Les chercheurs doivent fournir un plan de gestion des données. Ce n’est pas encore une procédure standardisée. D’autres métiers devraient également intervenir, notamment celui des juristes.

 

Face à l’indépendance des chercheurs et la multiplication de leurs espaces de stockage électronique (cloud, ordinateur professionnel et personnel, clés usb…), peut-on prévoir et éviter les pertes de données à venir ?

La perte d’information existe déjà bien sûr. Mais des projets-pilotes ont vu le jour, notamment dans le domaine des essais cliniques, où la gestion des risques est une problématique importante. L’archiviste apporte une plus-value qui est la bienvenue. Des vrac électroniques ont été récupérés comme celui du fonds Françoise Barré Sinoussi à l’INSERM, pour lesquels il faut maintenant déterminer les méthodes de tri et les règles de bonnes pratiques. À la Maison des Sciences de l’Homme, les gens sont demandeurs d’une aide pour traiter leurs documents électroniques. Ils sont parfois surpris du rôle joué par l’archiviste qui leur apporte cette aide. Mais tous ont déjà connu au moins une perte de données, ce qui les a sensibilisés. La taille relativement modeste de la structure (environ 150 membres de la fondation, hors chercheurs) est peut-être un facteur qui permettrait une proximité plus grande entre l’archiviste et les chercheurs.

On se représente souvent le travail du chercheur comme un travail solitaire. Mais ce n’est pas tellement vrai dans les sciences « dures », où les chercheurs sont rassemblés en laboratoires et partagent leurs travaux (notamment à travers les cahiers de laboratoires électroniques), ce qui leur donne une vision globale de leur projet. Par contre les chercheurs en sciences humaines et sociales travaillent souvent seuls, alors que les données qu’ils produisent peuvent généralement être réutilisées. Elles gardent leur pertinence même longtemps après. Aussi peut-on imaginer une évolution vers une dynamique collective, qui produirait des travaux plus faciles à archiver.

Pauline Lemaigre-Gaffier, directrice du master Gestion des Archives et moderniste, s’est interrogée sur la collecte des données de la recherche.

 

Quel est l’objectif de ces collectes, et quels critères doit-on adopter pour avoir des versements de qualité ?

L’objectif est double. Tout d’abord il s’agit de permettre la réutilisation de données publiques, en les identifiant et en les archivant le mieux possible. L’autre raison est de conserver les sources nécessaires à la construction de l’histoire intellectuelle de la recherche, afin de comprendre l’évolution de la pensée d’un chercheur et ses influences.

Quant aux critères de tri, ils sont difficiles à déterminer. Les chercheurs éliminant souvent les brouillons au fil de l’eau, les états successifs de leur travail se retrouvent peu dans les fonds. Pourtant, il serait intéressant de conserver les virages pris dans la réflexion individuelle ou au sein de la discipline, et de valoriser également les échecs. Souvent le tri doit se faire au cas par cas, au moment du classement définitif du fonds, mais aussi en dialoguant avec les producteurs. Il faut aussi choisir par quel angle entrer dans le fonds : les entrées par structures de recherche, par personnes ou par projets et thématiques ne se recouvrent pas.

Les services d’archives concernés, relativement récents, doivent en premier lieu mettre en place l’archivage des services administratifs. Le périmètre des archives de la recherche vient après et l’attention des archivistes se porte alors surtout sur la sensibilisation et la collecte. Les questions de sélection ne sont donc pas centrales pour le moment, mais devraient le devenir de façon urgente,  notamment sur les données de la recherche (« big data »).

 

Comment s’exerce le contrôle scientifique et technique dans les structures présentes à cette table-ronde ?

L’INSERM dépend directement du Service Interministériel des Archives de France. L’université Paris-Sorbonne dépend, elle, de la mission Archives du Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Le Rectorat de Paris, ancienne mission Archives, disposait d’un régime dérogatoire pour verser aux Archives nationales ; à présent, les archives purement scolaires du Rectorat sont versées aux Archives départementales de Paris, tandis que le reste va également au Ministère de l’Éducation nationale.

 

Remerciements :

Nous remercions chaleureusement tous les participants de la table-ronde, pour leur disponibilité, leur dynamisme et la richesse de leurs échanges. Après cette table-ronde, nous comprenons l’intérêt à la fois patrimonial et intellectuel des archives scientifiques. Ils nous ont éclairés sur l’apport de ces sujets dans la constitution de fonds permettant de retracer l’histoire des institutions scientifiques, éducatives et des personnes qui les composent.

 

Pour en savoir plus :

  • Parcours d’Hélène Chambefort.

Après avoir effectué un cursus en Lettres modernes, elle tente le concours de l’École des Chartes. Elle obtient la licence d’archives et documentation de l’université de Lyon 3 (1990)[1], et effectue son stage professionnalisant aux Archives départementales du Val-de-Marne. Elle intègre l’I.N.S.E.R.M. peu après[2]. Elle est aujourd’hui ingénieure de recherche.

Le service d’archives de l’I.N.S.E.R.M. est créé en 1990, alors que les Archives nationales souhaitent mettre en place une politique de collecte dans les établissements publics de l’État[3].

       L’Institut national de la santé et de la recherche médicale (I.N.S.E.R.M.) est créé en 1964, et devient établissement public à caractère scientifique et technologique (E.P.S.T.) par décret du 10 novembre 1983. Il est placé sous tutelle conjointe du Ministère de la Santé et du Ministère de la recherche. En 2008, il reçoit la mission d’assurer la « coordination scientifique de la recherche biomédicale »[4]. Il compte aujourd’hui 20 000 personnes. Au niveau de l’organisation territoriale, son siège social est à Paris et compte des délégations régionales, en Ile-de France et en province, chargées de gérer les moyens humains et financiers pour les laboratoires dépendant de leurs périmètres géographiques et représentant également le Président Directeur général dans les missions de valorisations.

L’équipe est composée de six personnes. Le service est monté en puissance au fil du temps. Les archivistes assurent des missions :

– de collecte

Une politique d’archivage est mise en œuvre au niveau national et  comprend un marché national d’ « externalisation », l’établissement d’un tableau de gestion commun et la mise en ligne de bonnes pratiques archivistiques sur le site extranet de l’établissement[5]. Un travail de réflexion sur le versement des archives historiques en Archives départementales est également mené.

– de communication (cf. page web sur les archives de l’I.N.S.E.R.M.)

Un projet de blog est en cours. Un autre chantier occupe le service d’archives pour le moment : l’achat d’un logiciel hybride.

– de versements aux Archives nationales

En raison du caractère réglementaire des versements historiques et dans une perspective de valorisation des fonds.

Parallèlement à tous ces projets et missions, Hélène Chambefort est très engagée dans le réseau des archivistes de l’ AAF et participe depuis sa création aux réunions du réseau Aurore. Les archivistes d’AURORE ont mis au point un référentiel de gestion des archives de la recherche pour les agents de l’INSERM et des autres organismes et universités.

 

  • Présentation de la section Aurore

Créée en 2007, l’association AURORE a depuis rejoint l’Association des Archivistes Français (A.A.F.). Elle est constituée de 160 membres répartis dans l’ensemble de l’Hexagone. Le besoin de se retrouver pour discuter de leurs pratiques professionnelles et de les mettre en commun s’est révélé bénéfique, car il permet d’éclairer un secteur de la profession et d’affirmer ses spécificités. Par ailleurs, l’association ne se limite pas à un entre-soi, mais fait en sorte de créer une synergie. La dernière réunion à Montpellier en juin 2016 autour « des archives de la recherche : des responsabilités partagées »  l’a bien illustré.

Plusieurs projets sont mis en œuvre à travers les services des différents intervenants afin de développer leurs activités et se faire connaître. Un des projets consiste en un guide des sources de la recherche. Une quarantaine d’établissements participe à la rédaction de cet outil.

La particularité d’Aurore est que ses membres travaillent en grande majorité sur les archives intermédiaires.

 

  • Sources :

Fondation Maison des Sciences de l’Homme

Le moteur de recherche, qui permet notamment d’avoir un aperçu de ce que peuvent être des archives de la recherche :  http://www.nabu.fmsh.fr

– la fiche dans le portail européen des archives :  http://www.archivesportaleurope.net/fr/directory/-/dir/ai/code/FR-00000032010

– le blog : http://www.archivesfmsh.hypotheses.org/

 

[1]Ingénieure d’études première classe.

[2]Ingénieure d’études première classe.

[3]CAZENAVE (Christine), GIRARD (Françoise), Conservation et valorisation du patrimoine des organismes de recherche, Publications de l’Université de Saint-Etienne, 2007.

[4]Cf site de l’I.N.S.E.R.M.

[5] http://extranet.inserm.fr/archives

Les associations d’étudiants et diplômés en archivistique sont rassemblées depuis 2003 dans
un Collectif dont les actions reflètent les objectifs communs qui leur tiennent à coeur : soutien à
l’insertion professionnelle des diplômés, promotion des formations en archivistique et de la
profession d’archiviste, développement d’un réseau d’entraide, échanges sur tous les sujets touchant
à nos formations et nos métiers.

Dans ce cadre, le Collectif a mené deux enquêtes relatives à l’insertion professionnelle de ses
adhérents, en 2005 puis en 2009. En 2015, le Collectif1 et l’AAF, par l’intermédiaire de sa
commission Formation, emploi et métiers (Cofem), ont choisi d’être partenaires sur une nouvelle
enquête. Ils sont rejoints par des diplômés de formations pour lesquelles n’existent pas
d’associations étudiantes. Le public visé est élargi à l’ensemble des archivistes, qu’ils soient
diplômés ou non. En effet, l’objectif de cette nouvelle enquête est de permettre de dresser un état
des lieux de la situation des archivistes en matière de formation, d’insertion professionnelle et
d’emploi, et de témoigner de la diversité des parcours, pratiques et conceptions de la profession.

Depuis la conception du questionnaire jusqu’à sa diffusion, puis son dépouillement et la
rédaction des analyses ayant abouti à la réalisation de cette synthèse, les associations et la Cofem
ont travaillé en étroite collaboration.

L’enquête est à télécharger ici ! CollectifAAF_Enquete_insertion_pro_synthese_finale_20160908